PROGRAMA NACIONAL DE CONSERVACIÓN DE ACERVOS DOCUMENTALES. RETOS Y OPORTUNIDADES
Thalía Edith Velasco Castelán y Teresita Bernarda Díaz Villanueva
El Programa Nacional de Conservación de Acervos Documentales (PNCAD) forma parte de la Estrategia Nacional de Conservación (ENC) de la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural, que establece el marco en el que se planifican y ejecutan los diversos programas y proyectos de conservación-restauración a nivel nacional.
Campo de acción
Los acervos documentales están compuestos de una variedad de tipos de documentos, presentes en toda la extensión de nuestro país, constituyendo un conjunto inmenso de bienes, muchas veces en crecimiento, que requieren atención en conservación para garantizar su permanencia y la posibilidad de ser consultados. El INAH tiene competencia (de acuerdo con lo que establece la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Artísticos, Arqueológicos e Históricos) en la conservación de los bienes documentales que se reconocen como monumentos históricos. Además, como sujeto obligado, de acuerdo con la Ley General de Archivos (LGA), tiene la responsabilidad de describir, conservar y difundir, los acervos documentales que tiene bajo su resguardo. Nos parece que hay una confusión respecto a lo que la normatividad establece sobre la obligación que tenemos de preservar los acervos documentales que resguardamos y de los que son competencia del INAH; si bien a partir del establecimiento de la LGA, hay un mayor número de personas conscientes, sigue existiendo un gran abandono de los acervos.
Esto se suma a lo que detectamos como una particular lectura de la LFMZAAH al interior del Instituto, pues permanentemente se asume que lo documental no le compete al INAH, en tanto es competencia del AGN; lo cual creemos que es inexacto. Estamos convencidas de la necesidad de hacer una revisión y reflexión al interior del INAH para llegar a un consenso sobre nuestra competencia en la conservación de los bienes documentales, sin que se detenga con el término del siglo XIX. También es necesario reconocer que existen algunas actividades que se empalman entre el AGN y el INAH, lo que esperamos algún día pueda ser subsanado. Sin embargo, lo que nos interesa subrayar es que el INAH tiene la competencia de definir los criterios y las condiciones de conservación de los documentos reconocidos como monumentos históricos de acuerdo con la LFMZAAH y como patrimonio documental en términos de la LGA. Esto implica que es imperativo que nos vinculemos y trabajemos de manera coordinada con el AGN.
A partir de una discusión durante el ejercicio de construcción participativa del PNCAD, se decidió ampliar el campo de acción de éste, de manera que se tiene el objetivo de promover la conservación no sólo de lo que tradicionalmente se entiende como monumento histórico dentro de lo documental, sino de los acervos documentales en su conjunto, considerando la definición de documento que propone el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO. La mayor parte de los acervos no solamente contienen un tipo documental, sino que se conservan distintos tipos de bienes (archivísticos, bibliográficos, fotográficos, obra gráfica, mapas, entre otros) y de diversas temporalidades. La conservación integral de todo el acervo es fundamental para entender y preservar todos sus valores.
Como parte del ejercicio de construcción y definición del programa se establecieron 10 líneas de acción, alineadas a la ENC, y se establecieron tres ejes a los que se daría seguimiento inicialmente: comunicación, vinculación orientada al tema normativo y conservación dirigida a gestión de riesgos.
Enfoque del Programa
El PNCAD tiene como fundamento de trabajo la conservación preventiva, como toda una serie de acciones que es necesario realizar antes de considerar la restauración como una opción para atender a los documentos. Si bien, cuando los acervos documentales se acercan al Programa para pedir asesoría, generalmente tienen la idea de que se deben realizar intervenciones de restauración de documentos individuales, nuestras propuestas están encaminadas a la conservación del acervo y con una perspectiva integral hacia la conservación preventiva.
En ese sentido, aunque en teoría los documentos pueden ser restaurados, nos interesa que se entienda la importancia de la conservación preventiva y que los acervos la implementen como una actividad sustantiva y permanente, lo que implica la capacitación del personal responsable para realizar este tipo de acciones, llevar a cabo buenas prácticas en el resguardo, manejo y uso, así como la asignación de recursos permanentes para ayudar a generar las condiciones de conservación necesarias.
Promovemos la conservación preventiva, pues consideramos que es la mejor inversión que puede realizarse en cualquier acervo, ya que tienen múltiples beneficios y ventajas. Por una parte, las acciones de conservación preventiva pueden ser implementadas por un conjunto amplio de personas con una capacitación previa (los responsables de los acervos y quienes tienen algún contacto con los documentos). Por otro lado, las acciones se aplican al acervo en su conjunto, y por su carácter preventivo, ayudan a disminuir los efectos de deterioro, prolongando la vida de los documentos y retardando o minimizando la necesidad de ser restaurados. Esto puede verse como una inversión si hacemos un ejercicio de costo beneficio: el costo que puede tener la implementación de un programa de mantenimiento de las instalaciones del acervo para evitar filtraciones o inundaciones no tiene comparación alguna con el costo que tendría el rescate de una colección inundada y con desarrollo de microorganismos.
Otro de los temas de conservación preventiva en el que tenemos la atención puesta es la prevención del tráfico ilícito de documentos, lo que nos ha llevado a sumarnos a la Campaña de prevención de robo de la CNCPC, llamada ¿Qué perdemos cuando nos roban el patrimonio cultural?, que en este 2024 nos permitió generar, en conjunto con personal del Archivo General de la Nación (AGN), de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia y la Dirección de Registro, materiales de divulgación y una Guía de prevención de robo en acervos documentales. Este proceso nos ha llevado a entender que la prevención es la clave, ya que la recuperación de bienes robados es un proceso largo, complicado y no siempre exitoso, sumándose el hecho de que siempre se da más énfasis a la recuperación de otro tipo de bienes, como los arqueológicos o históricos, por encima de los documentales.
Estatus de los acervos documentales
Nos damos cuenta, que de manera general en el Instituto, sí se entiende la importancia de los acervos documentales, los históricos y los que están en crecimiento. Se habla de la necesidad de organizarlos, describirlos y conservarlos para ponerlos a consulta; desafortunadamente, esto no se ve reflejado en la práctica.
Consideramos que hay una polarización entre los discursos sobre el valor de los documentos y lo que sucede en realidad con el registro, descripción y las condiciones en las que se encuentran los archivos, bibliotecas, fototecas y otros acervos documentales en nuestra institución, y en general en el país. También creemos que al interior del INAH existe una disparidad en la valoración que se da a los bienes documentales en contraste con otro tipo de bienes culturales, resultando en la asignación de atención y recursos dispar y sesgada.
Enfocándonos en el trabajo al interior de nuestra institución, el número de proyectos y de acciones que se implementan en el INAH, no corresponde con el universo documental institucional. Consideramos que hay una falta de conciencia respecto a la necesidad de generar proyectos, que asignen recursos humanos y financieros, para preservar los acervos. Para poder hacer un correcto ejercicio de los recursos, necesitamos tener diagnósticos y planes de conservación, para identificar las acciones prioritarias y enfocarnos en aquellas que tienen un mayor impacto.
Retos y propuestas
La conservación debe ser una actividad permanente, y los documentos requieren condiciones adecuadas para su permanencia (infraestructura, condiciones de almacenamiento y buenas prácticas del personal que lo custodia y utiliza). Lo anterior se traduce en necesidades de espacios adecuados, condiciones ambientales, mobiliario y capacitación permanente del personal. Hay muchas acciones que se pueden realizar, pero se requiere un recurso permanente, aunque sea pequeño, que permita establecer programas de trabajo estructurados y planificados a corto, mediano y largo plazo. Para evitar la inversión exagerada de los procesos de restauración, que además de lentos, especializados y costosos, no solucionan los problemas de conservación de fondo de los acervos documentales en su conjunto.
Nos interesa que el Programa sea conocido y que pueda implementarse, como una estrategia del Instituto, por lo que proponemos, entre otras acciones:
- Difundir en el INAH al PNCAD, pues nos parece necesario que en todos los centros de trabajo del INAH, se implementen acciones para preservar sus acervos documentales.
- Vincularnos para capacitar y asesorar al personal de los acervos, con el objetivo de apoyarlos a implementar acciones de conservación preventiva de manera estructurada dentro de un plan.
- Difundir y discutir la normatividad relativa a la conservación de los acervos documentales, que nos permita entender bien nuestro campo de acción y poner en valor a los acervos documentales del INAH y los de su competencia. Esto permitirá que la atención que el INAH otorga a través del Área de conservación a nivel nacional reconozca que es nuestra competencia asesorar y atender las solicitudes de los acervos municipales, de los templos y de otras instancias.
Nos interesa que el INAH reconozca de una manera más clara la competencia que tenemos en materia de conservación de los acervos documentales de nuestro país, y que esto se refleje en la existencia de proyectos, acciones y asignación de recursos. Esto nos permitiría impulsar al PNCAD y tener un mayor alcance e impacto en la conservación de la memoria documental de nuestro país, así como vincularnos y colaborar con instituciones como el AGN y otras instancias que resguardan acervos.